La gestión de los usuarios en la Intranet se basa en perfiles o roles que están relacionados con los cargos y funciones que se suelen ejercer en un centro educativo.
- Los roles más comunes suelen ser: Profesor, Tutor, Jefe de Estudios, Jefe Departamento, Secretari@, Dirección
- Hay algunos departamentos que por su naturaleza tienen un perfil “separado”, como el departamento DACE (actividades complementarias y extraescolares), DEIE (formación,evaluación e innovación).
- En función de los perfiles que tenga asignados un usuarios, los menús de la intranet ofrecen más opciones y posibilidades: Por ejemplo, un profesor sólo podrá acceder a las estadísticas de sus asignaturas, mientras que un tutor podrá ver las estadísticas de su grupo y un jefe de estudios podrá acceder a las estadísticas de resultados de todo el centro.
- Los roles van sumando o acumulando funciones. Un usuario con perfil profesor contará con una funcionalidad mínima y conforme vayamos asignando al usuario perfiles, el usuario podrá acceder a más información e interactuar más con la plataforma.
El módulo de mensajería de la intranet docente posee las siguientes características:
- Todos los usuarios de la intranet pueden enviar y recibir mensajes de texto con uno o varios archivos
adjuntos.
- Los destinatarios del mensaje se pueden elegir de forma manual o directamente en base a
los siguientes grupos de interés:
- Departamento didáctico
- Equipo educativo de un grupo de clase
- Cargo o rol que ocupa el destinatario
- Lista de usuario predefinida.
- Los grupos de interés no son excluyentes entre sí , de manera que podemos enviar con un par de clicks el mismo mensaje al Departamento de Matemáticas, los profesores que dan clase a 1º ESO C y a los tutores de 2º de Bachillerato.
- Además, la intranet permite la creación de listas de distribución , muy útiles para agilizar la comunicación interna entre los componentes de un equipo de mejora, grupo de trabajo o comisión que se constitua en el centro educativo.
- La intranet permite organizar los mensajes de forma eficiente por meses y bandejas predefinidas. El usuario además puede crear nuevas bandejas para organizar los mensajes como desee.
A través de la intranet podrá definir la estructura de los documentos que se gestionan en el centro, prestando especial atención a las programaciones didácticas, programaciones de departamento y memorias de final de curso.
- Como administrador, defina la plantilla que seguirán las programaciones did&ácticas y memorias de su centro educativo.
- Puede definir tantas plantillas como desee ; por ejemplo, creando tantas plantillas como niveles educativos o tipos de enseñanzas se impartan en su centro (ESO, Bachilleratos, Formación Profesional, FP Dual, Enseñanzas de Adultos, etc).
- Defina las asignaturas y asocie los profesores y grupos de clase asociados.
- El propio profesorado editará las programaciones via web a través de la intranet.
- Jefatura de Estudios podrá supervisar en todo momento el % de programaciones cumplimentado, acceder a las mismas y bloquear su edición.
- La intranet genera un extracto de la programación para informar al alumnado y familias de los contenidos básicos de la programación y la forma en la que serán evaluados.
- A final de curso, diversos grupos de interés podrán rellenar las memorias de tutoría, memorias de Departamento, en base a los resultados trimestrales . Los administradores podrán supervisar el proceso conociendo el % de memorias cumplimentadas.
La intranet permite agilizar los procesos de evaluación y autoevaluación en su centro. Tras cada evaluación la intranet permite que el profesorado pueda realizar un análisis de resultados de su materia, con el fin de evidenciar los problemas detectados a lo largo del trimestre.
- A través de la Intranet, el profesorado rellena para cada una de las asignaturas que imparte, un formulario web en el que proporcionan información cuantitativa y cualitativa de los resultados obtenidos en su materia : problemas detectados, propuestas de mejora, medidas a tomar, etc.
- En base a la información anterior, la plataforma genera de forma automática informes
de rendimiento, problemas y medidas , incluuendo gráficos de barras y sectoriales, a los siguientes grupos
de inter&eactue;s:
- Jefe/a del Departamento Didáctico
- Tutor/a de un grupo de clase
- Jefatura de Estudios
- Dpto. de Orientación.
- En las distintas reuniones (claustro, reunión de departamento, reunión de equipo educativo) se tratan los resultados obtenidos, tomando como base los informes de la intranet .
Con este módulo la intranet permite registrar y gestionar las conductas disruptivas que se pudieran producir en las aulas, facilitando el seguimiento de la convivencia escolar.
Los protocolos de convivencia en los centros educativos preveen diferentes medidas disciplinarias basadas en la gravedad de la conducta y en la reincidencia o acumulación temporal de apercibimiento o partes de disciplina.
El siguiente diagrama puede servir de ejemplo para conocer la problemática en el seguimiento del protocolo de convivencia en los centros educativos.
La digitalización de este subproceso a través de la intranet docente permite sistematizar el registro y seguimiento de los partes de disciplina. La intranet permite la coordinación entre el profesorado, tutores y Jefaturas de Estudios.
- A través de la Intranet, cuando un profesor/a detecta una conducta contraria a las normas de convivencia del centro, registra un parte en la plataforma. A partir de ese momento, la plataforma evalúa a través de una ventana de tiempo los posibles partes anteriores del alumn@ y la gravedad de los mismos. A través de unas reglas definidas en la plataforma, se determinan una serie de actividades para el profesorado, tutores y jefatura de estudios.
- En todo momento, el profesor puede consultar el estado de los partes que registra y comprobar los trámites que a él le afectan. La plataforma avisa al profesor si necesita que realice algún trámite adicional (contactar con la familia o tutor, etc).
- Por su parte, el tutor docente del alumno implicado en el parte puede supervisar el proceso y participar en el mismo en caso de que fuese necesario. Además el tutor puede acceder a un panel de estadísticas de su clase en el que aparece el alumnado y los partes que presenta su grupo.
- El Jefe de Estudios y en general el equipo directivo puede acceder y supervisar todos los partes que se registran en la plataforma y consultar los trámites pendientes y completados asociados a los mismos. También pueden acceder a un menú de estadísticas por grupos para comprobar aquellos grupos más problemáticos con el fin de evaluar las medidas más adecuadas.
- Al finalizar el trimestre el equipo directivo puede generar informes de convivencia para evaluar el clima a lo largo del trimestre, identificando grupos más problemáticos, las causas más usuales por las que se registran los partes de convivencia, etc.
El ciclo de la intranet es de carácter anual, al igual que los cursos escolares, de manera que al finalizar el curso escolar en Junio o en Septiembre, parte de la intranet se "reinicia" para poder acomodarse al nuevo personal del centro, eliminar al profesorado que cesa, cargar nuevas enseñanzas, grupos, alumnado, cargas lectivas de departamentos, etc.
El módulo de históricos de la intranet le permite conservar aquellos datos de valor que han determinado el desempeño del curso escolar que termina, de manera que esta información sea accesible en cualquier momento en el futuro.
Esto es posible a través de la definición de unas variables o indicadores comunes, de manera que podrá generar y mantener una serie de informes históricos anuales que visualicen el desempeño de la prestación del servicio en su centro educativo.
La Intranet docente permite, en base a formularios estandarizados, gestionar la información necesaria para que el tutor/a de un curso pueda abordar la entrevistas de los padres de manera exitosa.
- A través de la Intranet, el/la tutor/a programa con suficiente antelación la
entrevista con los progenitores de un alumn@. En ese mismo instante, los componentes del equipo
educativo (EE) reciben un aviso para que rellenen el formulario de recolección de información,
en el que aparecen los siguientes campos:
- Hábitos de estudio y que presenta en clase
- Actitud
- Dificultades detectadas
- Resultados obtenidos en pruebas
- Pronóstico
- El tutor tiene acceso a un listado de las entrevistas que ha programado, en las cuales puede ver qué miembros de su EE han rellenado la información.
- Cuando se acerca la entrevista, el tutor/a puede visualizar y descargar un informe en formato PDF en forma de rejilla, donde aparece la información que aporta cada profesor.
- De forma adicional, el equipo directivo puede supervisar todas las entrevistas que se programan para avisar en su caso a [email protected] profesores rezagados.
La Intranet docente permite que el profesorado del centro registre las incidencias en instalaciones o equipamiento del centro educativo. Existen coordinadores o responsables de mantenimiento a los que les llegan los avisos de incidencia y pueden realizar un seguimiento efectivo de las mismas. La intranet permite:
- Categorizar las incidencias en varios tipos: TIC, mantenimiento y material deportivo.
- Cualquier usuario registrado en la plataforma puede notificar una incidencia y comprobar las actualizaciones de estado de la misma mientras ésta se resuelve.
- Aquellos usuarios con perfiles de gestor de incidencias pueden identificar las incidencias y actualizar los estados de las mismas conforme se van resolviendo.
- En caso de que una incidencia no pueda ser resuelta por el responsable correspondiente, se puede derivar la incidencia al Secretari@ del Centro para que avise a una empresa externa que se encargue de resolver la incidencia.
- Dado que la incidencia puede pasar por varios estados ( registrada, leída por el coordinador, actualizada, resuelta, derivada, cerrada), cada vez que cambia de estado o se actualiza, el usuario que la registró recibe notificación de cambio de estado , para permitir la realimentación y reforzar la reutilización de la plataforma para incidencias posteriores.
El Disco duro de la Intranet es un módulo que permite compartir información de forma transversal entre todos los usuarios de la intranet. De forma predefinida existen tres espacios en el disco duro:
- Espacio común : Donde existen archivos a los que puede acceder cualquier usuario registrado en la plataforma.
- Mi departamento : Donde se cuelga información relativa al Departamento didáctico al que pertenece el usuario.
- Mis equipos educativos : Donde el tutor y los equipos educativos pueden compartir información de manera ordenada.
- Listas de clase de alumnado
- Listas de fotos del alumnado
- Hay algunos departamentos que por su naturaleza tienen un perfil “separado”, como el departamento DACE (actividades complementarias y extraescolares), DEIE (formación,evaluación e innovación).
- En función de los perfiles que tenga asignados un usuarios, los menús de la intranet ofrecen más opciones y posibilidades: Por ejemplo, un profesor sólo podrá acceder a las estadísticas de sus asignaturas, mientras que un tutor podrá ver las estadísticas de su grupo y un jefe de estudios podrá acceder a las estadísticas de resultados de todo el centro.
- Los roles van sumando o acumulando funciones. Un usuario con perfil profesor contará con una funcionalidad mínima y conforme vayamos asignando al usuario perfiles, el usuario podrá acceder a más información e interactuar más con la plataforma.
En los centros educativos es normal disponer de aulas específicas de uso compartido por varios grupos a lo largo de la semana, tales como:
- Aulas de informática
- Salón de actos
- Aulas de exámenes
- Salas de audiovisuales, idiomas
- Aulas específicas y laboratorios
Además, también es posible que tenga material didáctico de uso común por el profesorado, tal como:
- Carritos de portátiles o tablets
- Proyectores
- Impresoras 3D
- Material deportivo específico
- Cámaras digitales, videocámaras
- Móviles del centro, actividades extraescolares
La intranet permite registrar las reservas de uso de aulas o material por parte del profesorado y permitir la consulta a través de cuadrantes mensuales.
En sus inicios por 2007, la intranet docente estaba diseñada para su acceso exclusivo a través de ordenador personal. A lo largo de los años el estándar HTML ha ido dando cabida a tablets y móviles y la intranet se ha ido adaptado a los nuevos tiempos a través de diseño responsive.
Aunque aún quedan algunos módulos que están pensados para ser usados a través de pc, los módulos más usados por el profesorado, como la mensajería, almacen compartido y convivencia son accesibles via tablet-móvil sin problemas.